Een vloedgolf aan informatie dreigt ons te overspoelen. Nog steeds wordt daar onterecht heel luchthartig omgesprongen. Daarom: waarom het organiseren van Communicatie binnen CRM zo belangrijk is.
Deze keer een erg lange blog. Ga je er even voor zitten?
Al vele jaren worden medewerkers binnen bedrijven overspoeld met meer e-mails dan zij feitelijk aankunnen.
Mark van Oosten, Bedrijfskundig- en banquair advies Claassen, Moolenbeek & Partners schrijft er over: "Na het lezen van 'De Digitale Tsunami (e-book van Ronald Kloots) hoeveel tijd verloren gaat met het gestructureerd opslaan van gegevens en het terugvinden daarvan. Duidelijk is dat archiveren niet eenvoudig is. Zeker als meerdere personen met de opgeslagen gegevens moeten werken.
Iedereen creëert zijn eigen wijze van archivering. Hierdoor blijkt het terugvinden van deze gegevens door anderen toch moeilijk te zijn. Maar ook voor hen die de gegevens niet met anderen hoeven te delen, blijkt terugvindbaarheid van gegevens een probleem te vormen."
Het heeft vooral te maken met de programmatuur, die nog steeds veel wordt gebruikt: Outlook. Gericht op het snel sturen van e-mailtjes, maar op geen enkele manier ingericht om eenvoudig te archiveren, verantwoordelijkheid te koppelen of snel informatie terug te vinden. Op geen van die toch feitelijk tot de kern van verantwoord zakelijk communiceren behorende zaken heeft Outlook een redelijk antwoord.
Was e-mail in 2007 in veel bedrijven al een erkend probleem, anno 2012 is de situatie niet bepaald verbeterd. In tegendeel!
Nog steeds maakt het gros van de werkenden gebruik van dezelfde voor klantgericht samenwerken onbruikbare software. Maar inmiddels is er nog een extra Tsunami bij gekomen: die van de Social Media. En laten we wel zijn, wanneer jij en ik alle informatie daadwerkelijk op elk moment bij ons binnen laten komen, dan is dat wel vragen om problemen.
Ik zie het gebeuren bij collega's op het werk en bij vrienden en kinderen in persoonlijke contacten. Via TV en de diverse mobiele apparaten worden we constant overspoeld met informatie. Informatie, waarom we zelf overigens veelal ook vragen.
Ik ben een voorstander van Het Nieuwe Werken (we hebben er met Covide CRM natuurlijk ook de perfecte software voor), maar de combinatie van veel e-mail en de enorme lawine van 'sociale' berichten zorgen ervoor, dat ik - ondanks dat we zelf met Covide CRM heel veel zaken goed hebben georganiseerd - toch ook nadrukkelijk bij de collega's aan de bel trek. Juist wanneer de collega's niet onder elkaars sociale controle staan - dus thuis of 'ergens anders' werken, is de kans enorm groot, dat zij worden bedolven en/of ... ziek worden.
Op 9 juni 2011 lazen we al op Managersonline.nl: "Er komt te veel informatie op ons af. Dat legt zoveel beslag op ons brein, dat we minder goed in staat zijn problemen creatief op te lossen, zegt professor Joseph Ruff." Er wordt zelfs een naam voor een nieuwe ziekte genoemd: IFS (Information Fatigue Syndrome)
De symptomen van IFS zijn volgens Professor Ruff:- aangetast concentratievermogen door de overbelastig van het korte termijn geheugen
- multitasking die uitmondt in minder resultaat i.p.v. meer
- de haastziekte (het dwangidee dat men zich constant moet reppen)
- slecht humeur, permanente geïrriteerdheid, neiging tot woede-uitbarstingen
- het brein dat er genoeg van heeft en dichtklapt
- de drang om constant e-mail etc. te checken
- stress in de medische betekenis, depressie en burn-out
Het artikel op Managersonline.nl meldt, dat de studie van de professor niet nieuw is.
Dat geloof ik graag. Het gegeven is ook niet splinternieuw, maar de Tsunami wordt wel steeds hoger en omdat juist de harde werkers in de frontlinie staan, zijn zij het meest kwetsbaar.
Ik moet er niet bij stil staan, wanneer juist deze groep - die de komende jaren de leiding zou moeten kunnen krijgen - dusdanig overspoeld wordt, dat zij bezwijken. Helaas heb ik de afgelopen maanden hiervan ook in directe relatiekring de eerste ernstige voorbeelden gezien.
Het is dus tijd om even stil te staan en eigenlijk om dat elke dag een paar keer te doen. Om het werk en ons leven goed te organiseren, zodat we op elk moment in staat zullen zijn om te kiezen wat we waardevol vinden om te doen en - nog belangrijker - te laten. Om daarbinnen prioriteiten te stellen op basis van belangrijkheid en urgentie. En ... om ook gewoon de tijd te nemen om kwaliteit te leveren en persoonlijke aandacht.
Enkele korte tips geef ik mezelf, ons team en ook jou als lezer graag mee:
- check niet de hele dag door je mail, maar beperk je tot drie keer: begin, midden en einde van je werkdag
- zet mobiele apparaten, skype en MSN uit tijdens werktijd, tenzij je het even zelf wilt gebruiken
- gebruik een pakket als Tweetdeck en het alertsysteem van Google voor Social dreiging (bedrijfsbreed) en Google Alert voor reageren op kansen
- denk steeds aan de vraag of iets urgent en/of belangrijk is en maak op basis daarvan bewuste keuzes: doe het nu, plan een taak, delegeer of besluit om er niets mee te doen
Voor wie hierbij graag wat extra informatie wil, geef ik graag de link mee naar een uitgebreid hoofdstuk op Mens en Gezondheid, die collega Elles mij gaf, toen ik haar opmerkzaam maakte op het artikel in Managersonline.nl.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten